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從“紙間”到“指尖” 興瀘水務集團瀘縣供水分公司推進用戶檔案數字化建設

作者:邱悅 來源:興瀘水務 日期:2023-07-25 瀏覽次數: 【字體:

日前,為加強用戶檔案管理,提高檔案利用效率,興瀘水務集團瀘縣供水分公司依據集團公司最新修訂的《檔案管理辦法》,正在開展用戶檔案收集整理、組盒及電子化錄入系統等工作,努力推進“用戶檔案數字化”建設,將用戶檔案管理從“紙間”管理變為“指尖”管理。

瀘縣供水分公司管理用戶約61000余戶,其中生活用水52362戶,商業用水7113戶。一個月來,瀘縣客服中心認真開展2022年用戶檔案掃描歸檔工作,截至6月29日,已完成4017頁1602戶的用戶資料的整理、掃描、上傳、歸檔工作。

為有條不紊地高效推進“用戶檔案數字化”建設,瀘縣客服中心通過三個舉措扎實開展用戶檔案數據采集工作。一是加強培訓,增強檔案意識,在2022年度用戶檔案數字化工作開始前后,多次組織職工參加檔案管理培訓,從對檔案的質量要求講解到具體的操作培訓,深刻傳達上級檔案管理工作相關精神,讓職工們更加明確用戶檔案數字化要求。二是明確職責,規范檔案管理標準,根據用戶檔案管理標準中的管理職責,常態開展用戶檔案管理工作,明確相關工作職責和流程,規范開展用戶檔案全生命周期管理。在整理用戶檔案工作中,按照用戶檔案管理標準目錄(2021-2022年)對已分類的用戶檔案資料進行審查,確保紙質資料的準確、完整,如遇紙質資料有缺失等情況則進行查漏補缺;并對檔案進行排列、編目、編號、裝盒;利用掃描儀掃描紙質資料成電子資料,最后梳理電子資料錄入系統。三是制定周計劃,按時保質完成任務。瀘縣客服中心按照周工作計劃在每周一合理分配任務量,每周五統一歸檔存檔。因上班時間辦理業務忙,瀘縣公司也僅有兩臺掃描儀設備,瀘縣客服中心全體職工克服時間沖突和設備緊張兩大問題,采取下班后輪流加班的方式全力按時按質完成每周工作任務。

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